Si alguna vez has asistido a la iglesia por más de dos semanas, o inclusive tenido la oportunidad de servir en ella, seguramente te habrás dado cuenta de que todo el tiempo hay un sinfín de cosas por hacer. Si has tenido inclusive la oportunidad de ser líder de algún equipo, habrás notado que en cada ministerio existe una lista interminable de pendientes, áreas de oportunidad, necesidades, etc. Por un lado, es emocionante saber que siempre hay algo nuevo por hacer, sin embargo, cuando la lista de pendientes sigue creciendo, puede llegar a ser agobiante y hasta paralizante. Quisiera compartir contigo una herramienta muy práctica y sencilla que puede ayudarte a definir qué hacer cuando esta lista se vuelva tan extensa que no sepas por dónde empezar.
Cuando te encuentres frente a preguntas como ¿qué pendiente es más importante? ¿Cuál debo resolver primero? ¿Qué solución es mejor? ¿Remodelar el salón de clases de la escuela dominical, comprar el teclado nuevo o conseguir el aire acondicionado? ¿Discipular a los miembros del equipo, decorar para el campamento de verano, convocar a los maestros para una junta o conseguir un mejor programa para transmitir las reuniones en vivo? Primero que nada, debes saber que la respuesta a las preguntas anteriores en muchas ocasiones dependerá de a quién se le pregunte. Por ejemplo, si le preguntas a un miembro del equipo de alabanza, seguramente te contestará algo que tenga que ver con equipo musical. Si le preguntas a algún líder de ministerio infantil, seguramente diría que tener más maestros o realizar el campamento de verano sería lo más importante a resolver, lo cual vuelve más compleja la toma de decisiones sobre qué hacer primero. Así que, ¿por dónde empezar?
Quisiera presentarte un cuadro comparativo que podrás utilizar como herramienta para ello, «la matriz de gestión del tiempo». Es una forma de visualizar de manera clara y objetiva el acomodo de las necesidades que existen en la iglesia y, sobre todo, de darte una idea sobre cómo comenzar a avanzar con todos tus pendientes.
A continuación, te comparto un ejemplo de la matriz de la gestión del tiempo. Cada uno de los quehaceres de esta lista son sólo ilustrativos y podrás reemplazarlos con los pendientes que tu propia iglesia tiene:
| Urgente | No Urgente | |
|---|---|---|
| Importante | -Conseguir maestros de escuela dominical.
-Comprar micrófono para la predicación del domingo. -Resolver problema de los aires acondicionados. | -Remodelar salón del grupo de jóvenes. -Conseguir una pantalla para el lobby de la iglesia. -Imprimir folletos con información de la iglesia. |
| No Importante | -Reemplazar la cafetera del lobby. -Conseguir libros devocionales. | -Hacer un letrero de bienvenida para el estacionamiento. -Conseguir nuevos snacks para la cafetería. |
El primer paso para realizar este cuadro es hacer una lista total de los quehaceres que se tienen por delante. Después, clasificarlos según las categorías correspondientes. Hazte preguntas como «¿Esto es realmente urgente?», y si lo es, pregúntate, «¿Pero es realmente importante o no tanto?». Al ir acomodando cada cosa en su categoría, tendrás una idea más clara de por dónde empezar a avanzar. La realidad es que muchas veces nos encontramos haciendo algo que no es urgente, dejando de un lado lo que debe hacerse a corto plazo; o gastando mucho tiempo en algo que no es importante y nos quedamos sin tiempo para hacer algo que debimos haber hecho. Este diagrama te ayudará a tener más en claro qué hacer y cuando.
Cabe mencionar que cada iglesia deberá ir dando su definición propia a lo que es importante o urgente en su organización. Todo depende del contexto general de la iglesia, así como de cada ministerio y sus necesidades. Una vez teniendo todos estos elementos en su lugar, puedes ir avanzando en hacer lo que tienes que hacer de manera eficiente.
Espero esta sencilla herramienta te pueda ser útil, así como lo ha sido para muchos otros, y que pueda ayudarte a seguir avanzando en la misión que juntos tenemos como iglesia.
