El arte de la automatización
Aunque en su definición la palabra “automatizar” está normalmente enfocada en tecnología, máquinas y sistemas, en esta entrada queremos compartir contigo como la idea de automatizar puede ser sumamente útil, productiva y un instrumento que nos ayudará a mantenernos enfocados.
Como líderes de algún ministerio o equipo creativo dentro de la iglesia, nuestra tarea de liderar requiere mucha organización y tener una logística que funcione. Para muchos, pareciera no ser algo del otro mundo ya que ¿qué tan difícil puede ser organizar una reunión?, (diría alguien sin la experiencia de liderar en la iglesia…). A diferencia de planear una reunión, lo que nosotros como líderes hacemos en la iglesia es que estamos planeando semanalmente sin parar y por si no fuera poco, lo que estamos planeando no siempre es lo mismo, no es algo repetitivo y fijo, siempre estamos cambiando, innovando, y siendo creativos para lo que se necesita para cada semana.
Ahora, para mostrarte cómo es que la automatización nos puede ayudar de una manera muy significativa a ser mucho más productivos y creativos queremos comenzar identificando los tipos de tareas con las que estamos trabajando cada semana. Y aunque pudiéramos hacer una lista muy larga de todo lo que hacemos, de una manera panorámica quisiéramos categorizarlas en dos tipos de tareas:
Tareas fijas y tareas variables.
Las tareas fijas con las que trabajamos cada semana, son aquellas cosas que son una rutina sistemática y repetitiva. Es algo que se hace constantemente y que a pesar de que cambien las actividades, estas se mantienen igual. Por ejemplo:
-Los ensayos de alabanza: normalmente hay un ensayo semanal antes de la reunión.
-Los ensayos de media: normalmente se preparan los videos, las imágenes que se usarán en la reunión.
-Los ensayos de proyección: se obtienen los versículos, comentarios y diseños que han de proyectarse en la reunión.
-Los ensayos de audio: el equipo de audio determina un tiempo para ecualizar, conectar y dejar todo el sonido listo.
-Asignación de equipos: se asigna quiénes estarán en qué rol, pueden ser los músicos en la alabanza, el equipo de bienvenida o los maestros de escuela dominical.
Estas, entre muchas otras, son algunos ejemplos de las tareas fijas que llevamos a cabo semana tras semana. Y si prestamos atención detenidamente, nos daremos cuenta que en sí, este tipo de tarea no requiere un proceso creativo, solo requiere un proceso operativo. Por decirlo de otra manera, para hacer un ensayo de alabanza nuestra mente sólo necesita fijar un lugar, una fecha, una hora y el equipo que estará ahí. Para esto no necesitamos tener un proceso creativo y tener que pensar semanalmente en “¿qué diseño usaré para el ensayo?”, “¿qué temática de ambientación necesito para el ensayo de esta semana?” o “¿qué decoración necesitamos montar para que el ensayo sea innovador?”. Realmente solo es asignar, fijar lo anteriormente mencionado y ejecutar.
De la misma manera los otros ejemplos mencionados requieren asignar fecha, hora, y rol de la persona.
Estas tareas pueden y funcionan perfectamente sin que se necesite un proceso creativo sino más bien ejecutivo (ejecutar o llevar a cabo).
Ahora, después de hablar de las tareas fijas, queremos hablar de las tareas variables.
Las tareas variables son aquellas que requieren de nosotros un proceso creativo ya que no son repetitivas, no son fijas y siempre requieren de innovación. Las tareas variables realmente requieren más de nosotros ya que exigen que nos mantengamos siempre con ideas nuevas, en crecimiento y siempre aprendiendo, por ejemplo:
-Equipo de Alabanza: definir la selección de canciones de la temporada.
-Equipo de niños: definir las clases, las actividades y los eventos especiales con su temática.
-Equipo de diseño: diseñar el contenido nuevo de todo lo que viene para la iglesia (anuncios, diseños de los eventos, presentación de los programas).
-Equipo de iluminación: crear ambientes distintos de vez en vez utilizando elementos visuales.
Estos, entre muchos otros ejemplos, son tareas que varían todo el tiempo. Realmente no pudiéramos ser repetitivos y dejar todas estas asignaciones sin cambio o ¿quisieras escuchar las mismas cinco canciones por años cada domingo?
Creo que está de más decir que realmente las tareas variables son las que pueden representar un reto para todos los equipos creativos en sus respectivas áreas. Todos lo sabemos y es justo por esto, la razón por la que la automatización puede ser nuestro aliado en aligerar nuestra carga y despejar nuestra concentración en lo que realmente lo requiere.
El arte de la automatización nos ayuda de la siguiente manera:
1. Identificar todas las tareas fijas que hacemos semanalmente.
2. Sistematizarlas a un plazo más largo.
3. Enfocarte en las tareas variables.
La idea detrás de la automatización es que las tareas fijas desaparezcan de nuestra mente y dejen de ocupar espacio de concentración y de enfoque. Por decirlo así, es que liberen espacio de nuestra mente.
La automatización funcionando nos ayuda a estar solamente enfocados en la parte creativa de nuestras tareas variables.
Un ejemplo práctico sería algo como esto:
El primer lunes del mes, dedicarle a agendar el día de ensayo, los horarios, el lugar y hacer los equipos de los próximos cuatro fines de semana. Una vez teniendo todos esos datos, hay que establecerlo con el equipo y listo. Quizá te tome un momento hacer toda esta organización, pero piénsalo así, dedicarle unas cuantas horas un día, te liberará todo el mes ya que, esas tareas fijas ya estarán establecidas.
A partir de ese momento, la única concentración que necesitarás será definir las canciones y el proceso creativo de lo que sea que esté por suceder en los eventos de tu iglesia.
Así que, antes de terminar esta entrada, lo repetiremos de esa manera: un momento largo dedicado a automatizar, te ayudará a que te puedas concentrar, y a que puedas liberar todo un mes o más, de tareas fijas a definir.
