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¿Por qué necesitas un equipo de coordinación en tu iglesia?

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¿Alguna vez te ha pasado que estás en un restaurante y la música está tan alta que no puedes escuchar a la persona que tienes enfrente? ¿O te ha pasado que estás en un lugar en el que tienes tanto frío que lo único que quieres es salir corriendo de ese lugar?

Este tipo de situaciones son muy molestas e impiden que puedas estar concentrado, poniendo atención y desgraciadamente también ocurren dentro de la iglesia. Pero no te preocupes, pueden solucionarse con una buena planeación y un equipo de coordinación que esté al pendiente de estos detalles.

En un contexto de iglesia este mismo descuido podría proyectarse de la siguiente manera. Voy a poner un ejemplo real. En una ocasión, un pastor estaba dando los anuncios en la reunión general de su iglesia cuando de repente dijo: “muy bien iglesia, pues ahora les presentaremos el video resumen del retiro que tuvimos el fin de semana pasado.” En ese momento, todo el staff voltió a verse las caras confundidos, resulta que la persona de proyección si tenia el video pero la persona del audio no estaba enterado y la persona encargada de la iluminación tampoco estaba preparada para acondicionar los settings de la luz. Para no hacer la historia larga, el video se reprodujo sin sonido. Desde el fondo del auditorio el encargado del audio le hacía señas al pastor avisándole que movieran la presentación para el siguiente domingo y al final fue una situación muy incómoda que reflejó mucha desorganización.

El equipo de coordinación existe con la intención de estar al pendiente de las necesidades en la congregación y proporcionar soluciones para suplirlas. Así mismo, su responsabilidad es crear la armonía entre todos los equipos: el pastoral, el de audio, el de alabanza, proyección, redes sociales, illuminación e incluso entre distintos ministerios como por ejemplo: el de niños.

En pocas palabras, ellos encuentran problemas y los resuelven. Es un equipo que hace que las cosas funcionen, contestan preguntas, sugieren ideas, ofrecen comentarios y opiniones con tal de mejorar las condiciones en la iglesia para que el mensaje pueda ser bien comunicado y recibido por los demás.

Si en tu iglesia están batallando con problemas de comunicación o desorden, te sugerimos establecer un equipo de personas que puedan encargarse de los detalles. Al final de cuentas, son los pequeños detalles los que componen grandes cosas. Por lo general, este equipo desempeña las siguientes actividades: controlar el nivel del volúmen de la música ambiental en el lobby y/o auditorio, revisar que los baños estén limpios antes y durante la reunión, controlar la temperatura del auditorio, coordinar a los servidores, llevar a cabo el programa para la reunión, estar al pendiente de cambios de última hora para que los equipos estén enterados, entre otras cosas.

Si en tu iglesia están a punto de constituir un equipo de coordinación les recordamos tomar en cuenta los siguientes tips:

1.

Nunca pierdas de vista la razón por la cual están sirviendo. Asegúrate de cuidar el corazón de los demás servidores. En temas de logística, siempre hay cosas que pueden salir mal pero nunca permitas que una situación fuera de control te haga sobreponerte a alguno de los demás servidores. No permitas que tu perfección, el enojo, la frustración o las prisas te hagan lastimar o expresarte mal hacia alguno de los servidores. Al final de cuentas, Dios se glorificará más en tu cuidado hacia el otro que de tu perfección. Usa un lenguaje amigable. Por ejemplo, puedes decir frases como: ¿amigos, podrían ayudarme a revisar los baños? Oigan, en 20 minutos comenzamos la reunión, ¿qué nos falta? Etc

2.

Recuerda que lo más importante de la reunión es el mensaje, asegútate de evitar cualquier tipo de distracción durante el servicio.

Habiendo escuchado estos tips, a continuación te presentaremos un ejemplo de cómo puedes implementar esta logística en tu iglesia.

Lo primero que te recomendamos tener es un programa de domingo. Es importante que dentro de él puedas organizar los horarios, las transiciones, los equipos y algunos detalles extras.

Una vez terminado el programa, te recomendamos hacerlo llegar a los equipos con 1 o 2 días de anticipación al servicio para que puedan revisarlo y externar sus dudas en caso de que tengan alguna.

El día de la reunión, es importante volver a revisar el programa con cada uno de los encargados de los equipos que estarán sirviendo y asegurarse que tengan lo necesario para desempeñar su función. Repasar el orden y las transiciones es algo muy efectivo para minimizar la posibilidad de que ocurran errores que puedan causar alguna distracción.

El equipo de coordinación por lo regular tiene que estar al pendiente de muchas situaciones el día del servicio. Por esa razón y para no descuidar ninguna área te recomendamos tener un checklist en donde puedan ir marcando las tareas realizadas.

 

Algunas de las tareas que puedes incluir son:

1. Asegurarse de que todos los instrumentos estén conectados y los micrófonos con batería.
2. Confirmar el orden de las canciones así como las lead voices.
3. Revisar que el equipo de proyección conozca cuente con el set list y el orden correcto de canciones.
4. Revisar que las sillas, baños y demás áreas se encuentren limpias y listas para recibir a la congregación.
5. Monitorear la temperatura de los climas.
6. Asegurarse que el equipo de producción esté listo para transmitir: cámaras conectadas, configuración hecha.
7. Revisar si el equipo de audio está listo.
8. Contar la asistencia de los congregantes: adultos, niños, bebés, visitantes, etc.

Durante la reunión, es importante permanecer cerca a los equipos, sobre todo al de producción para estarle recordando qué es lo que sigue: si se proyectará un video, si hay que preparar un micrófono adicional, preparar la logística de las ofrendas, si hay que poner música de fondo, etc.

Cada iglesia es distinta y cuenta con capacidades diferentes. Por lo tanto, este es sólo un ejemplo que puedes ajustar según las necesidades de tu iglesia. Lo importante aquí es que puedan establecer un equipo que les ayude a minimizar las distracciones y dar pie a que se lleve una adoración fluida durante el servicio. Esperamos que esta información sea útil y de bendición para tu iglesia. 

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