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No más juntas aburridas improductivas

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No más juntas aburridas ni improductivas

Cierto día, varios miembros del equipo recibieron una notificación de parte su líder. Al leerla, notaron que era un aviso que decía: “Tenemos junta el sábado a las 10 AM”. El líder, quien había enviado el mensaje, agendando dicha junta de manera entusiasmada, tiene en mente cambios por hacer, mejoras que considerar, avisos que dar, entre otras cosas, de manera que todo lo que se está haciendo en la organización sea cada vez mejor y más productivo. Sin embargo, si somos honestos, todos sabemos que existen dos tipos de reacciones ante un aviso de este tipo, los que responden: “Claro, ahí nos vemos” y los que responden: “Ok, ahí nos vemos”.

¿Por qué hay dos reacciones distintas?

La respuesta es sencilla. Existen juntas altamente productivas, emocionantes y efectivas, mientras que también existen las aburridas e improductivas, en las que aparentemente solo se está perdiendo el tiempo, o si se logra algo, es muy poco el avance. Lo anterior ocasiona que los miembros del equipo se vuelvan cada vez menos proactivos.

Un estudio hecho por Atlassian (una compañía australiana de software) estudió el comportamiento de los empleados en ciertas reuniones laborales. Los resultados arrojaron que el 91% de los asistentes se distraía en algún punto durante la junta, el 39% incluso se quedaba dormido en algún momento mientras que el 73% tomaba tiempos para ponerse a hacer otras cosas durante la reunión; el 96% faltaba a algunas de estas reuniones, el 45% comentaba sentirse agobiado por el número de juntas a las que debía asistir y el 47% se quejaba de ellas. Creo que estos datos no son tan distintos de muchas de las reuniones que a veces podemos sostener con nuestros propios equipos de trabajo. Es por esto que el día de hoy nos hemos dado a la tarea de brindarte seis consejos prácticos que te ayudarán a tener mejores juntas. Espero que sean de mucha utilidad y le den un giro completamente nuevo y refrescante a tus juntas.

1.Asigna un tiempo

Así como estableces un horario de inicio para tus juntas de planeación, establece también un horario de término. Muchas veces las reuniones se extienden porque se abordan temas innecesarios, redundantes o inclusive se termina hablando de cosas que no estaban contempladas, lo cual termina distrayendo el objetivo principal de la junta, haciendo que el tiempo parezca eterno. Si sabes que tu tiempo es limitado, seguramente te será más fácil enfocarte en las cosas que verdaderamente vale la pena tratar ese día.

Algunas ventajas de establecer tiempos fijos para las juntas son: mantener al equipo motivado, ser efectivos a la hora de comunicar las cosas y respetar el tiempo de todos los presentes. Así mismo, evitará que se divague, se redunde o se hable de cosas irrelevantes; la junta tomará más bien un sentido de urgencia y orgánicamente se convertirá en una junta productiva ya que en la mente de todos estará presente que tenemos el tiempo limitado.

Esto genera una pregunta, ¿cuánto tiempo será correcto destinar a las reuniones? Alguna vez escuché a un empresario exitoso decir: “Una junta de más de 45 minutos, es una junta improductiva”. Con esto no queremos decir que 45 minutos es la ley de las juntas pero, considera que si el tiempo es mayor, puede exceder aquel en el que los seres humanos tenemos la mejor capacidad de atención y retención.

Cabe destacar que sea cual sea el tiempo que se establezca, es muy importante que se respete y que incluso se vuelva un estándar común para todas las juntas. Esto hará que los miembros del equipo sepan de antemano a lo que van y dejen de sentir que es una junta que durará “una eternidad” y en la que irán a perder su tiempo.

2. Manda un memo previamente

En una junta improductiva, los miembros del equipo llegan sin saber a qué van, y luego cuando el líder expone el tema a tratar, hace una pregunta como: “¿qué opinan al respecto?, o ¿qué creen que podemos hacer al respecto?”. Cuando esto sucede, se pierde mucho tiempo ya que las personas hasta ese momento es que empiezan a pensar y considerar opciones o respuestas que no habían preparado. Ese tiempo lento y ese silencio incómodo puede hacer que el líder se desespere y sienta que hay falta de participación, cuando realmente ese no es el caso, más bien es falta de anticipación.

No hay nada mejor que la preparación previa. Por lo tanto, en este punto queremos recomendarte definir los temas que se van a tratar previamente y hacérselos saber al equipo días antes de la junta. Esto hará que cuando se expongan los temas durante la sesión, ya existirán algunas soluciones previamente pensadas y a la vez, muy probablemente otros aspectos a considerar que quizá no se hubieran pensado si hubieran sido en el momento. La combinación de estos dos primeros puntos traerá un sentido de enfoque a todo el equipo ya que, una vez en la reunión, sabrán con mejor perspectiva a qué van y cuanto tiempo tienen para tratarlo.

3.Objetivos definidos

Cómo líder, no solo debes tener en claro el tiempo y los temas a tratar sino también cuál es el objetivo de la junta. Al final, ¿cómo podrás saber si esa junta fue buena?, ¿cómo te darás cuenta de que realmente fue efectiva? Mientras planeas la junta, es bueno que te preguntes a dónde quieres llegar hacia el final de ésta; de no ser así, puede suceder que se convierta en un tiempo hasta cierto punto vago de 45 minutos de plática acerca de problemáticas o de retos. No será diferente a una comida con un amigo en la que platican acerca de sus cargas o problemas personales.

Para evitar esto, es importante definir de antemano: ¿qué se tiene que resolver en esta reunión?, ¿qué se tiene que definir?, o ¿qué se tiene que delegar? Si se establece el objetivo, se comunica, y al final de la junta se cumple, entonces sabremos con toda seguridad que esta junta fue exitosa.

4.Junta general o junta específica

Otro aspecto a considerar cuando tenemos una junta es definir si ésta debe ser general o específica. En ocasiones, puede destinarse, por ejemplo, una reunión para hablar del equipo técnico y electrónico que se debe instalar en la iglesia, por lo que se discuten temas como modelos de micrófonos, tipos de bocinas, marcas de consolas de audio, etc., y mientras tanto, los encargados de otros ministerios que no están involucrados directamente en estas áreas de audio y alabanza, se encuentran desesperados pensando “¿Qué hago aquí?”. Para evitar este tipo de situaciones, mientras planeamos la junta seamos muy conscientes de quienes deben de estar en ella. Si en este ejemplo se hubieran citado solamente a ciertos miembros específicos para quienes el contenido de la junta era relevante, las cosas pudieron haber fluido mejor.

Pudieras pensar que es importante que todos estén enterados de lo que está sucediendo en las demás áreas de la iglesia y esto es totalmente cierto. Sin embargo, se pudiera encontrar una manera más efectiva de hacerlo, como tener una junta general en la que se den a conocer los temas a tratar y se notifiquen las decisiones que se hayan tomado en esas otras juntas pequeñas de temas más específicos. Pudieras, por ejemplo, tener una reunión en la que estén presentes todos los ministerios de la iglesia y hacer un comentario como: “También, estaremos adquiriendo un nuevo equipo de sonido y algunos aparatos electrónicos para la alabanza, pero eso ya lo veremos en otra junta específica con los encargados de esa área”. De esta manera, todos estarán enterados, pero no se perderán en los detalles específicos.

5.Crea una atmósfera agradable

Un par de buenos consejos que queremos darte antes de terminar esta entrada tienen que ver con la atmósfera de la junta. Esto conlleva varios factores, primeramente ser muy conscientes del lugar en el que ésta se va a llevar a cabo. ¿Es un lugar agradable, cómodo, que inspira? Para crear una buena atmósfera, hay que cuidar que sea un lugar limpio, agradable, cómodo, que tenga lo necesario para la junta y, ¿por qué no?, en donde podamos agregar cosas que mejoren la experiencia como café, algunas barras de granola, agua, libretas, pluma, etcétera. Definitivamente esto hará que la junta al final nos deje un buen sabor de boca.

6.Establece el tono de la junta de principio a fin

Por último y no menos importante, hay que cuidar y ser muy conscientes del tono de la junta. Éste se establece al inicio y al final de la misma y tiene que ver con el sentimiento y el ambiente que crea la persona que modera la sesión. Si el moderador de la junta comienza con un tono de conflicto, no es de sorprenderse que quizás la misma se preste más adelante para pleitos o discusiones entre los miembros. ¿Te ha sucedido alguna vez que lo primero que se dice al llegar a una junta es “Hay problemas”? ¿Por qué una junta que empieza así terminaría siendo una junta agradable?

Mejor, ¿por qué no empezar la junta reconociendo a alguien, o resaltando algún avance o logro reciente que comience dándoles a todos los miembros del equipo un sentimiento de éxito, de propósito y de que todo está mejorando? Esto hará que cuando se expongan las problemáticas, todos tengan una buena actitud ya que hemos estado avanzando ¿no es así?

Por otro lado, así como es importante cómo comienza la junta, es igual de importante cómo termina, ya que lo último que suceda será la experiencia que los miembros del equipo se llevarán al final de la sesión. Te recomendamos terminar agradeciendo o dando una palabra de ánimo que les recuerde a todos que lo que acaba de suceder tiene propósito y significado. 

¿Qué piensas de estos seis puntos? ¿Cómo puedes aplicarlos a tus juntas? A partir de ahora, es posible para tu equipo decir: “No más juntas aburridas ni improductivas”.